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Procédure de labélisation

Sommaire

1. Généralités

1.1. Généralités

1.2. Classification des sous-traitants

1.3. Eligibilité à la labellisation

1.4. Périodicité des activités de labellisation et durée de validité du label

1.5. Avantages des sous-traitants labellisés

1.6. Eléments d’entrée

1.7. Eléments de sortie

2. Description détaillée

2.1. Elaboration du programme annuel de labellisation

2.2. Invitation des sous-traitants à souscrire à la labellisation

2.3. Analyse des dossiers de participation

2.4. Evaluation sur site complémentaire

2.5. Conduite des enquêtes de satisfaction des donneurs d’ordre

2.6. Réalisation de la cérémonie de récompense

Documents annexes :

- Annexe 1 - Ordre des travaux

- Annexe 2 – Barème de scoring pour la classification des sous-traitants

- Annexe 3 - Grille qualification des compétences

- Annexe 4 - Formulaire de participation à la labellisation

- Annexe 5 - Questionnaire d’enquête satisfaction

1. PRINCIPES CADRES

1.1 Généralités

La labellisation est un processus de reconnaissance des compétences des sous-traitants accompagnés par la Bourse de Sous-Traitance et de Partenariat du Cameroun à l’issue de son programme de d’accompagnement.

C’est une activité supplémentaire et complémentaire du programme classique d’accompagnement des sous-traitants du programme SPX UNIDO, qui comprend :

1-Le profilage (profiling) : Recensement et renseignement dans la base de données des inforrmationsgénérales d’identification, des qualifications techniques et spécifiques des PME / PMI.

2-L’évaluation comparative (benchmarking) : comparaison des performances et des pratiques opérationnelles d’un sous-traitant avec celles des meilleures références internationales.

3-Le développement des compétences :renforcement des capacités des sous-traitants sur la base des écarts de pratiques constatées à l’issue de l’évaluation comparative, et dans l’optique d’améliorer les performances.
L’approche de labellisation de la BSTP renforce le mécanisme d’accompagnement existant et comprend 2 étapes clés :

- La collecte des éléments de preuve de la compétence avérée du sous-traitants ;

- L’enquête de satisfaction des donneurs d’ordre.

1.2 Classification des sous-traitants

Chaque étape du programme d’accompagnement de la BSTP Cameroun est une sorte d’évaluation avec des objectifs de conformité et/ou de performance visés. Sur la base de la pondération des différents critères du profiling, du benchmarking et du Supplydéveloppement :

N°  Classes Scoring
1 Classe A – Platinium 81 à 100
2 Classe B – Gold 61 à 80
3 Classe C – Sylver 0 à 60

1.3 Eligibilité à la labellisation

Sont éligibles à la labellisation, les sous-traitants qui ont suivi avec succès toutes les étapes du programme d’accompagnement de la BSTP ci-dessus. Il s’agit des sous-traitants de la classe « A », dont les informations fournies au cours du profilage, les constats du benchmarking et les actions de renforcement ont permis d’atteinte un score minimum de 91% sur les critères définies.
1.4 Périodicité des activités de labellisation et durée de validité du label

Les activités de labellisation des sous-traitants de la BSTP sont planifiées et réalisées suivant la démarche standard de la mise en œuvre des missions de la BSTP. Les sous-traitants satisfaisants à l’issue de la labellisation reçoivent leur parchemin lors d’une cérémonie officielle organisée par la BSTP.

Les Labels de compétence décernés par la BSTP aux différents sous-traitants sur la base de leur expertise de maitrise d’ouvrage dans des spécialités définies ont une durée de vie de 2 ans. Le renouvellement du Label suit le même parcours initial de la labellisation.

1.5 Avantages des sous-traitants labellisés

Les sous-traitants ayant réussis avec brio l’ensemble des étapes du programme d’accompagnement de la BSTP et la labellisation présentent une garantie raisonnable de la réalisation efficace des prestations sollicitées par un donneur d’ordre. Lors d’une opportunité de mise en relation avec ces derniers, l’ordre de priorité de la BSTP pour la sélection des sous-traitants du domaine d’activité et de la spécialité sollicitée est le suivant :
1. Sous-traitants labellisés
2. Sous-traitants de classe A
3. Sous-traitant de classe B
4. Sous-traitants de classe C

1.6 L’élément d’entrée

Le déclencheur de l’activité de labellisation est l’élaboration du programme annuel de labellisation réalisé par un Collège des Experts de la BSTP (constitué par le Directeur) et validé par le Directeur de la BSTP.

1.7 L’élément de sortie

L’aboutissement de la présente procédure « labelliser les sous-traitants accompagnés par la BSTP » est la remise du parchemin à chaque sous-traitant méritant lors de la cérémonie de récompense.

2. DESCRIPTION DETAILLEE

2.1. Elaboration du programme annuel de labellisation

En début d’année, le Collège des Expertsde la BSTP identifie les sous-traitants éligibles à la labellisation et établit un programme annuel de labellisation sur plusieurs mois. Le programme annuel de labellisation est valorisé sur la base des contraintes budgétaires définies par le Comité d’Orientation et les orientations de gestion définies par le Directeur.

Le programme annuel de labellisation valorisé est validé par le Directeursuivant les critères de conformité de la sélection de la cible à labelliser, de la cohérence du programme avec les objectifs de la labellisation.

En cas d’écart constaté par le Directeur, il mentionne les corrections à intégrer par le Collège des Experts de la BSTP en charge de la labellisation.Ce dernier assure les corrections sollicitées et les soumet à l’approbation du Directeur selon le cas.

2.2. Invitation des sous-traitants à souscrire à la labellisation

Les sous-traitants éligibles à la labellisation sont conviés à participer au programme de labellisation sur la base d’un courrier signé par le Directeur de la BSTP.

Le courrier d’invitation des sous-traitants à participer au programme de labellisation est accompagné du formulaire de participation à renseigner par les postulants et le spécimen de l’ordre des travaux que le postulant fera renseigné prioritairement par ses plus importants clients – donneurs d’ordre.

Suivant les modalités définies dans le courrier d’invitation à participer à la labellisation, les dossiers de participation des postulants sont reçus à la BSTP contre décharge.

2.3. Analyse des dossiers de participation

Le Directeur établit uneCollège des Experts composée par le personnel de la BSTP, les partenaires et autres parties intéressées.

Suivant les modalités de tenue des séances du Collège des Experts, le Directeur convoque la session et s’assure qu’il réalise les activités relatives :
· la collecte de tous les dossiers de participation reçus à la BSTP ;
· l’analyse de la conformité des dossiers de participation des postulants ;
· la détermination du score de chaque postulant, sur la base de l’analyse du dossier.

La session du Collège des Experts s’achève sur la résolution de réaliser une évaluation sur le site des postulants qui ont atteint le score d’étape d’analyse des dossiers.

2.4. Evaluation complémentaire sur site

Le Collège des Experts informe les postulants présélectionnés de l’issue de l’analyse des dossiers de participation à la labellisation. Il demande et reçoit des postulants présélectionnés, la confirmation de la date de l’évaluation sur site (y compris la disponibilité des personnes clés à rencontrer).

Le Collège des Experts définit un calendrier d’évaluation des postulants présélectionnés et les évaluateurs qui vont assurer chaque mission. Chaque évaluateur doit posséder des compétences et l’expertise dans la conduite des évaluations d’organisation de type diagnostic, benchmarking ou audit.

Au plus tard une semaine avant la date de l’évaluation planifiée, le Collège des Experts met à la disposition de l’évaluateur désigné le dossier des postulants à évaluer. L’évaluateur prépare la mission d’évaluation sur site suivant la spécificité de chaque sous-traitant présélectionné en élaborant le questionnaire à administrer suivant le guide défini à cet effet.

Le jour de la mission, l’évaluateur se rend sur le site du sous-traitant accompagné par un membre du personnel de la BSTP (s’il n’en est pas un). L’évaluateur organise et anime la réunion d’ouverture de l’évaluation pendant laquelle il présente les contours de la mission, établit le planning des entretiens et planifie la réunion de restitution à chaud.

Suivant le planning défini, l’évaluateur réalise les interviews avec les cibles définies, il collecte les éléments de preuve nécessaires pour apporter la garantie raisonnée du sous-traitant à présenter les compétences relatives à la réalisation efficace des prestations techniques et la gestion harmonieuse du partenariat donneur d’ordre – sous-traitant. A l’issue des interviews, de l’observation directe et de l’analyse des documents collectés, l’évaluateur formalise les constats (points forts et points à améliorer) du sous-traitant.

L’évaluateur organise et anime la réunion de restitution à chaud de l’évaluation sur site et présente les constats réalisés. Il rappelle aux participants les prochaines étapes du processus de labellisation. L’évaluateur dresse un rapport de la mission d’évaluation qu’il dépose au Collège des Experts, ce dernier l’analyse et décerne au sous-traitant le score de l’évaluation sur site.

2.5. Conduite des enquêtes de satisfaction des donneurs d’ordre

Le Collège des Experts contacte le point focal de chaque donneur d’ordre auprès duquel le sous-traitant a réalisé des prestations dans les 2 dernières années (05 au maximum par sous-traitant). Il envoie un courrier de participation à l’enquête de satisfaction des prestations du sous-traitant accompagné du questionnaire.

Le point focal du donneur d’ordre renseigne le questionnaire de l’enquête de satisfaction client qu’il retourne au Collège des Experts dans les conditions indiquées, après validation par une autorité compétente. Le Collège des Experts analyse les réponses des donneurs d’ordre et donne un score de l’enquête satisfaction du sous-traitant.

2.6. Réalisation de la cérémonie de récompense

Le Directeur de la BSTP convoque le jury annuel sur proposition du Collège des Experts. Le Jury analyse les dossiers de participation, les rapports d’évaluation sur site des sous-traitants et les rapports d’enquête de satisfaction des donneurs d’ordre.

Le Jury valide ou corrige les scores d’étape suivant les résultats de l’analyse des différents rapports d’étape. Il détermine les scores finaux de tous les sous-traitants présélectionnés et définit la liste des sous-traitants méritant le Label Compétence de la BSTP sur la base du score final obtenu.

Le Responsable de Communication de la BSTP organise la cérémonie officielle de remise des Labels en collaboration avec des professionnels de l’organisation évènementielle ou non. Tous les préparatifs de la cérémonies sont réalisés, y compris les marques du label et l’invitation de toutes les parties prenantes.

Lors de la cérémonie, le Directeur rappelle le concept du Label et les étapes du processus de labellisation réalisée. Le jury décerne les récompenses prévues aux sous-traitants labélisés.

 
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